ALGEMENE VOORWAARDEN
CONGRESCENTRUM DE PITTE

Artikel 1: Bepalingen

Dit document bepaalt de voorwaarden voor het ter beschikking stellen aan derden van Congrescentrum De Pitte, gelegen in het Autonoom Provinciebedrijf (APB) Provinciaal Recreatiedomein De Schorre, Schommelei 1 bus 1 te 2850 Boom.

Deze bepalingen maken integraal deel uit van de offertes en contracten tot het gebruik van de infrastructuur die met de gebruiknemer wordt afgesloten.

De gebruiknemer verklaart van deze bepalingen kennis te hebben genomen en er zich volledig naar te schikken. Het APB Provinciaal Recreatiedomein De Schorre kan in het algemeen belang en in geval van overmacht afwijkingen toestaan op dit reglement. Situaties die niet voorzien zijn door het reglement, worden bij gemotiveerde beslissing van het APB Provinciaal Recreatiedomein De Schorre en de provincie Antwerpen beslecht.

Artikel 2: Definities

De gebruikgever: het Autonoom Provinciebedrijf (APB) Provinciaal Recreatiedomein De Schorre en Congrescentrum De Pitte, met ondernemingsnummer BE 0541.414.111 gevestigd Schommelei 1 bus 1 te 2850 Boom;

De gebruiknemer: de natuurlijke persoon, feitelijke vereniging of rechtspersoon aan wie de infrastructuur in het congrescentrum ter beschikking wordt gesteld.

Artikel 3: Confirmaties

De activiteiten in APB Provinciaal Recreatiedomein De Schorre dienen geconfirmeerd te worden. Het terugsturen van een ondertekende offerte of schriftelijke bevestiging voldoet om de boeking te confirmeren. Elk ondertekend document verbindt de ondertekenaar in eigen naam evenals de persoon of rechtspersoon waarvoor de ondertekenaar handelt.

De reservatie is pas definitief na schriftelijk of elektronische bevestiging. Indien geen ontvangst van de bevestiging, behoudt De Schorre zich het recht voor om de reservatie te annuleren.

Voor grote aanvragen (> 2.500 EUR excl. BTW) kan een financiële aanbetaling gevraagd worden. Deze wordt gebaseerd op een percentage van het bedrag volgens offerte.

Artikel 4: Aard van de geplande activiteiten

Het APB Provinciaal Recreatiedomein De Schorre heeft het recht om het plaatsvinden van bepaalde activiteiten te weigeren of te beëindigen wegens een of meerdere van volgende niet-limitatieve redenen:

• De activiteit is in strijd met wettelijke of reglementaire bepalingen.
• De activiteit is in strijd met de openbare orde of de publieke veiligheid.
• De activiteit schaadt de belangen of het imago van de provincie of het APB De Schorre.
• De activiteit is niet in overeenstemming te brengen met een ander gelijktijdig gebruik van de infrastructuur.
• De activiteit brengt de behoorlijke werking van het APB De Schorre in het gedrang. De infrastructuur wordt enkel ter beschikking gesteld wanneer de activiteiten naar vorm en inhoud passen in de gevraagde infrastructuur en aansluiten bij de vooropgestelde waarden en normen van de provincie Antwerpen en het APB De Schorre.

Bij het stopzetten van de activiteiten blijven de retributies verschuldigd.

In geval van overmacht of wanneer de belangen van het APB Provinciaal Recreatiedomein De Schorre of de provincie Antwerpen voorrang hebben, kan elke aanvraag geweigerd of aangepast worden. De gebruiknemer wordt van deze beslissing onmiddellijk in kennis gesteld. Hij kan hiervoor geen aanspraak maken op een schadevergoeding. Volgende situaties worden als overmacht beschouwd: richtlijnen en beslissingen van de hogere overheid, beslissingen van de gemeente Boom, maatregelen van de Burgemeester in kader van openbare orde, veiligheid en gezondheid, een pandemie of epidemie, rellen, terroristische aanslagen, natuurrampen, organisatorische of technische problemen,… 

Artikel 5: Aankondigingen en publiciteit

Uit alle aankondigingen moet duidelijk blijken dat de gebruiknemer de activiteit in eigen naam inricht en niet het APB Provinciaal Recreatiedomein De Schorre, tenzij de samenwerking voorafgaand en schriftelijk werd vastgelegd. In alle publiciteit moeten naam, adres en telefoonnummer van de gebruiknemer vermeld worden.

Het gebruik van logo’s of beelden van het APB Provinciaal Recreatiedomein De Schorre is verboden. Tenzij voorafgaandelijke schriftelijke toestemming.

Artikel 6: Timing en aantal deelnemers

Het is verboden om de maximale capaciteit van de toegewezen infrastructuur te overschrijden.

Bij avondreservaties vanaf 18.00 uur en reservaties tijdens het weekend buiten de openingsuren worden extra kosten aangerekend voor personeelsinzet. De kostprijs bedraagt € 35,00 per begonnen uur. De geldende openingsuren worden op onze website (deschorre.be) gecommuniceerd.
De gebruiknemer zal het overeengekomen tijdstip en aantal deelnemers van het evenement in acht nemen. Hij zal het APB Provinciaal Recreatiedomein De Schorre een compensatie betalen van € 50,00 per personeelslid en per uur in geval van overuren of onvoorziene bijkomende uitgaven vergoeden.

Op weekdagen opent het congrescentrum de deuren vanaf 8.00 uur ’s ochtends. Mits het betalen van een meerprijs, kan er opgestart worden vanaf 7.00 uur. Reservaties tussen 22.00 uur ‘s avonds en 7.00 uur ‘s ochtends worden niet aanvaard. Alle activiteiten moeten ten laatste om 22.00 uur beëindigd worden. De afbouw van een activiteit wordt om 23.00 uur stopgezet. Tijdens het weekend en op feestdagen is het congrescentrum beschikbaar tussen 9.00 en 18.00 uur.

Artikel 7: Wijziging van het aantal deelnemers

Bij het reserveren van een evenement kan het aantal deelnemers tot een week (7 dagen) op voorhand wijzigen. Indien het aantal aanwezigen minder dan 1 week (7 dagen) voor het evenement wordt verlaagd, zal het initiële – oorspronkelijk aangevraagd - aantal deelnemers worden gefactureerd.

Aanpassingen aan het aantal deelnemers mogen niet hoger of lager zijn dan 10% van het initiële aantal dat vermeld staat in het contract. Bijkomende deelnemers worden aan het overeengekomen tarief aangerekend.
Indien het vooropgestelde aantal gasten afwijkt van het bevestigde aantal gasten, en de gebruiknemer een pakketprijs heeft zal een meerprijs worden gevraagd volgens de algemene zaalprijzen.

Zonder schriftelijke melding van de gebruiknemer wordt het vooropgestelde aantal gasten dat vermeld staat op de offerte in rekening gebracht.

Artikel 8: Annulering

Annuleren van een vergaderzaal kan kosteloos tot 31 dagen voorafgaand aan de activiteit. Indien de zaal/het evenement wordt geannuleerd binnen de 30 dagen voor aanvang van de activiteit, wordt 50% van de zaalhuur in rekening gebracht (in geval van een pakketprijs wordt de officiële zaalhuur in rekening gebracht). Vervalt de activiteit binnen de 15 dagen voor de vooropgestelde datum, wordt 75% van de totale prijsofferte aangerekend. Bij annulering vanaf 7 dagen voor de activiteit, wordt er 100% van de overeengekomen prijs in rekening gebracht.

In geval van overmacht kan De Schorre definitieve reservaties annuleren zonder dat dit aanleiding kan geven tot enige vorm van vergoeding, van welke aard ook. De huurder wordt van deze beslissing in kennis gesteld.

Annuleringen dienen steeds schriftelijk te worden meegedeeld aan APB Provinciaal Recreatiedomein De Schorre. De gebruiknemer kan zich enkel beroepen op de annulering indien deze van APB Provinciaal Recreatiedomein De Schorre een ontvangstmelding kreeg als bewijs van de gevraagde annulering.

Artikel 9: Betaling

Na datum van de activiteit wordt een digitale eindafrekening opgemaakt op basis van de effectief verrichte prestaties, de eventuele extra diensten en/of vergoeding voor het herstel van aangebrachte schade. Betalingen worden enkel via bankoverschrijving aanvaard.

Alle rekeningen of facturen zijn contant betaalbaar, tenzij anders overeengekomen. Indien het ingevolge factuur of overeenkomst verschuldigde bedrag niet op de vervaldatum (30 dagen na evenementdatum) betaald werd, is van rechtswege en zonder enige verwittiging een nalatigheidsinterest van 10,5 % per maand verschuldigd. Bij niet nakoming van de contractuele verbintenis van betaling na verzending aangetekend ingebrekestelling is een forfaitaire schadevergoeding van 10% aan de gebruikgever verschuldigd. Alle kosten veroorzaakt door wanbetaling vallen ten laste van de gebruiknemer.

Indien er door de gebruiknemer wordt gevraagd om een PO-nummer of bestelbonnummer te vermelden op de factuur moet dit nummer 5 dagen voor de activiteit worden doorgestuurd naar onthaal@deschorre.be. De verantwoordelijkheid voor het verkrijgen van deze referentie ligt bij de gebruiknemer, ook wanneer in voorgaande communicaties werd vermeld dat dit een vereiste is. Wanneer dit nummer niet tijdig wordt verstrekt, verstuurt het APB De Schorre de digitale factuur zonder referentie van de gebruiknemer en kan dit op een later tijdstip niet meer worden gewijzigd. De factuur blijft in het laatstgenoemde geval rechtsgeldig, alsook de toepassing van de betalingsvoorwaarden en bijhorende nalatigheidsinteresten.

Klachten of bezwaren moeten schriftelijk worden ingediend binnen 8 dagen na de activiteit. Na deze termijn worden onze leveringen en prestaties beschouwd als definitief aanvaard. Voor de geleverde spijzen en dranken is na verbruik geen klacht meer mogelijk.

Artikel 10: Aansprakelijkheid

De gebruiknemer is verantwoordelijk voor alle schade die hij, zijn aangestelden of genodigden toebrengen aan de zalen en terreinen van APB Provinciaal Recreatiedomein De Schorre tijdens de gebruiksduur. Hij is ook aansprakelijk tegenover derden voor de activiteit die hij inricht. De provincie en het APB Provinciaal Recreatiedomein De Schorre zijn niet aansprakelijk voor de eventuele gevolgen van het (tijdelijk) uitvallen van de aanwezige elektrische installaties. Storingen te wijten aan overmacht kunnen nooit aanleiding geven tot schadevergoeding.

De provincie en het APB Provinciaal Recreatiedomein De Schorre kunnen niet aansprakelijk worden gesteld voor diefstal, beschadiging of verlies van het materiaal of de installaties van de gebruiknemer of haar genodigden die in de ter beschikking gestelde ruimte(s) of terreinen worden ondergebracht. De provincie en APB Provinciaal Recreatiedomein De Schorre heeft geen toezichts- of bewaringsplicht. De gebruiknemer dient zelf in de nodige verzekeringen te voorzien, om alle risico’s te dekken.

De gebruiknemer treedt op als hoofdverantwoordelijke van de activiteit. De gebruiknemer zal APB Provinciaal Recreatiedomein De Schorre vrijwaren voor alle mogelijke aanspraken die derden ten aanzien van APB Provinciaal Recreatiedomein De Schorre en/of de provincie Antwerpen zouden formuleren met betrekking tot het gebruik van de zalen.

Artikel 11: Verzekeringen

De gebruikgever heeft een globale brandpolis afgesloten voor de infrastructuur. In deze brandpolis is afstand van verhaal opgenomen ten aanzien van de gebruiknemer. Deze afstand van verhaal heeft enkel uitwerking voor zover de aansprakelijkheid van de gebruiker niet gedekt is door een verzekering en voor zover er geen sprake is van kwaad opzet vanwege de gebruiker. Is de aansprakelijkheid wel verzekerd, dan zal het verhaal beperkt blijven tot de prestaties van deze verzekering. De clausule afstand van verhaal geldt niet voor de contractuele vrijstelling. Bij een schadegeval waarvoor de gebruiker aansprakelijk is, zal het bedrag gelijk aan de vrijstelling worden teruggevorderd van de gebruiker.
De gebruiknemer is tevens verplicht een arbeidsongevallenverzekering af te sluiten voor diens personeel.

Artikel 12: Catering

Het is niet toegelaten eigen catering (drank en voedingsmiddelen) te verbruiken of om op eigen initiatief dranken en/of maaltijden door te verkopen in het congrescentrum, tenzij uitdrukkelijk en schriftelijk vermeld op het contract.

Mochten door onvoorziene omstandigheden sommige van de overeengekomen spijzen en dranken niet kunnen geleverd worden, dan behoudt APB Provinciaal Recreatiedomein De Schorre zich het recht het menu aan te passen met gelijkwaardige spijzen of dranken, zonder dat dit aanleiding kan geven tot prijsvermindering of schadevergoeding.

Artikel 13: Algemene bepalingen

Op uitdrukkelijk verzoek van de gebruiknemer kan bij aanvang van de activiteit samen met de coördinator van het congrescentrum een korte plaatsbeschrijving opgemaakt worden. Hetzelfde nazicht gebeurt dan ook bij het beëindigen van de gebruiksduur.

Vanaf het gebruik van de infrastructuur tot het verlaten ervan, is de gebruiknemer verantwoordelijk voor de ter beschikking gestelde ruimte(s). Er moet steeds een verantwoordelijke van de organisatie ter plaatse blijven.

Voertuigen om te laden en te lossen mogen enkel in het domein op afgesproken momenten, bepaald door het APB Provinciaal Recreatiedomein De Schorre. Na het lossen moeten de wagens zonder verwijl op de parking geplaatst worden. In geen geval mogen zij bij het gebouw gestationeerd blijven.

Het materiaal dat nodig is voor de activiteit mag ten vroegste op de aanvang van de overeengekomen gebruiksduur van de infrastructuur geleverd worden, tenzij hierover andere afspraken werden gemaakt. Een afgevaardigde van de organisator moet aanwezig zijn om het materiaal in ontvangst te nemen en de ontvangstbewijzen of andere documenten te ondertekenen. Personeelsleden van het APB De Schorre zullen in geen enkel geval documenten aftekenen voor ontvangst.
Onmiddellijk na de activiteit moeten de goederen opgehaald worden, tenzij anders overeengekomen met de verantwoordelijke van De Schorre. Bij het in gebreke blijven van de huurder mag De Schorre het materiaal uit het lokaal verwijderen, voor rekening en op de eigen verantwoordelijkheid van de huurder.

De huurder mag uitsluitend de ruimte(s) die werd(en) toegewezen, aanwenden voor het doel dat uitdrukkelijk en vooraf vermeld werd in de aanvraag. Indien de huurder meer dan de toegestane ruimte(s) gebruikt, zal er een meerprijs in rekening worden gebracht.

De huurder erkent dat De Schorre op elk ogenblik toegang krijgt tot de infrastructuur en het feitelijk gebruik kan controleren, ook in de zones die strikt voor de huurder zijn voorbehouden.

Aan de plafonds en muren mag niets worden bevestigd zonder uitdrukkelijke, schriftelijke en voorafgaande toestemming.

Alle (nood)uitgangen moeten steeds onder alle beding vrij gehouden worden. Blusmateriaal moet vrij bereikbaar blijven en de signalisatie (uitgang – nooduitgang), blusmiddelen en evacuatiemiddelen moeten zichtbaar blijven.

Dieren zijn niet toegelaten in het congrescentrum. Dit met uitzondering van geattesteerde assistentiehonden.

De gebruiknemer dient zich in regel te stellen met en is verantwoordelijk voor administratieve verplichtingen voor het evenement dat hij organiseert, zoals gebeurlijk het vragen van toelating aan de overheid, SABAM etc.

De gebruiknemer wordt geacht het domeinreglement te respecteren. Dit reglement is te consulteren via de website van De Schorre (deschorre.be) en dient tijdens het evenement strikt te worden nageleefd.

In geval van inbreuk op een van bovenvermelde artikelen van deze algemene voorwaarden, behoudt de gebruikgever zich het recht om een forfaitaire schadevergoeding van € 300,00 per inbreuk aan te rekenen.

Alle geschillen vallen onder de uitsluitende bevoegdheid van de rechtbanken van Boom.